谈政府OA系统的建设与运用_新闻动态

政府“OA系统”（办公自动化系统）建设就似一台唱了三十余年的“大戏”，“剧本”随着政府职能转变和管理体制的变革也在不断修改与完善。笔者以“参演”十几年的实践经历，在此谈谈推进“OA”建设进程中如何提高“OA”运用的个人作用以及相关的问题。

　　一、对“OA”的认识。“OA”是计算机和通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。正是这种结合的逐步提升，使传统的办公方式得以改变。而且，通过“OA”改善管理思想和管理手段的实践过程是无止境的。政府工作的重点不外乎“调研、信息、督查、协调与服务”诸方面。办文、办会、办事是为最常见的体现方式。目前，政府网络建设已提供了部分实现“OA”的可能性，要真正全面实现“OA”，除硬软件设施的配套外，需要依托建设进程更多地物化我们思维中的科学管理内容，要根据职能转变不断赋于“OA”以新的内容。

首先是强化面向个人通信的应用。要求办公室人员最大程度地利用电子邮件方式收发办公信息，以方便办公，节约纸质邮件费用，及时处理办公事宜。二是面向信息共享的应用。主要是收集、处理、检索信息，向不同权限的群体发送不同内容的信息，通过管理工作信息让自己使用信息并掌握管理的主动权。三是面向工作流的应用。这方面仅采用了对各项工作的目标管理全程操作。在已确定和分解了目标后，对其进行控制、监督、加速目标实现的进程。

比如不定期在网上发布政务信息刊用情况，利用网上督查促成部门重视和完成信息报送工作，再如对各部门岗位目标和重点工作实施情况的不定期网上督查。由此，通过网络的作用，沟通反馈及时发现工作流中的阻塞现象并通过督查反馈及时解决了不少问题。几年来，各办公室人员依托“OA”既成为各项工作流的执行者，也是部门工作的管理者，工作协同性及时效性均有提高。四是面向决策支持的应用。这是信息依托“OA”技术中最高层次的应用。诸如工作过程中对市领导关心的问题，需要即时了解的情况，通过网上检索，采集处理信息，提供决策参考服务。只是目前尚在等待三网一库的建成完善，以便提升个人应用的效应。

　　二、目前“OA”运用的缺陷剖析。“OA”建设的目的是通过先进成熟的计算机通讯技术手段建成的高质量、高效率、智能化的办公系统。为政府领导决策和日常办公管理提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员负担，节约办公经费、改变传统管理思路和模式，提高管理人员和工作人员素质，从而实现政府工作决策科学化，无纸化。那么，的“OA”建设目前所处的状况是否适应这一目的的实现，又有哪些尚待关注的事宜呢？从97年至今，政府网建设基本实现了基于二代邮件系统的公文和信息的网络传输。

政务网联结了多家市级部门和数个县（市、区），较大大范围实现局域网运作和“OA”；两站一系统建设也为政务公开、审批系统互动，便民服务和全市共享办公平台实现现有“OA”联接与交换以及政务登录、收集与交换等项目的实现提供最大的可能。应该说由于领导重视，投入到位，“OA”建设现状是令人振奋的。但过程当中不免有些小缺陷务必给予关注。

1、缺乏建设与应用统一性。从目前情况看，由于对计算机及其应用体系的认识参差不一，计算机本身及其功能的闲置情况较普遍，这就易导致单机使用的工作效率达不到应有的水平。尤其是目前双轨制的较长时期并存，使个体操作停留在双重处理的不协调、纸张大量浪费及重复劳动的状态。事实上“OA”建设最重要的意义恰恰是应用，表现为包括领导在内的整个系统对其有一定的认识，重在应用与建设的统一性或者说同步性。

2、缺乏强制应用机制。严格地讲，“OA”建设是一项领导工程。“一把手”原则很关键。领导如率众“亲征”应用是最好的干预手段。同时从领导角度在不同场合多宣传，多要求，多强调，多督查，甚至于一两句关键的话，均可成为推动应用高潮的超强催化剂。当前要的就是这样的一种最有成效的行政协调。应该相信，随着“OA”建设的发展，技术含量会日益增加，行政协调量也会相应增加，单靠信息技术部门的力量不可能完全解决全面普及应用的问题。因而有足够的技术支撑与包括领导影响力在内的行政协调才能促成同步普及应用的局面。

3、缺乏信息多向流动机制。信息共享是政府“OA”建设的目标之一，建设原则应强调打破条块分割，提高政府部门间的协调协作水平和政府工作的透明度。如何把分散式信息处理所产生的业务信息与共享信息资源互为一体，同时明确授权范围，是今后值得思考解决的大问题。