OA办公系统是专门用于企业信息化建设、无纸化办公的办公管理软件。像手工分发文件这样简单机械而又重要严谨的工作来说，使用人工操作会带来发生错误的几率，而且效率也有待提高，无法满足工作的迅速开展和文件的迅速执行。

   文件审批完后，企业需要将其及时下发，以及时传达企业的各项公告、通知等信息，有的是发布给全体员工，有的是发布给全体领导人员，还有的是发布给部分指定人员等等。

    在传统的手工办公方式中，办公人员需要先打印文件，然后复印文件、盖章，再分别派送，或发传真给接收对象。这件事说起来容易做起来却很麻烦，因为 经常需要进行大量的复印、装订工作，而派送则更是需要耗费大量的时间，而发传真后还要打电话确认对方是否收悉，文字是否清楚。有时候对于重要的文件，还需 要接收人一一签字确认。

    所以这样一件很简单的事情办理起来往往是又费时、又费力，不但要耗费大量的办公用品，让一个大学毕业的文员处理这些很琐碎的事情，从人力资源的角度来说也是一种巨大的浪费。

    显然，企业需要一种新的办公方式，能够将审批完毕的文件自动、快速、准确的下发给相关人员，大大降低对人员、物品、时间的无效损耗。而这正是OA办公系统所擅长解决的问题。