OA系统的功用很强大，可以实现将电子化审批流程、电子化公文、企业交流论坛、绩效考核表单、财务审批流程、工作报表流程等等日常办公所需内容整合进一个平台中的功能。这样一方面有利于培养企业文化、促进企业制度执行、增加企业员工之间的交流机会；另一方面可以提高办公效率、节约办公成本、实现无纸化办公更低碳。 一般来说OA只是针对于企业内部使用的。

OA系统是什么意思？说起OA（Office Automation，办公自动化），几乎是人们都熟识和耳闻的一个IT名词。然而什么是OA？却是众说纷纭、莫衷一是。这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。其实OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。

总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。——这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。

办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；

第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；

第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化)。

第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站）。与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。